Ulla Lundberg	Datum	Diarienr

Tel: 0929-171 37	2018-12-11

Kommunchef

Social- och skolchef

Enhetschefer

Personalchef

Tidplan och anvisningar för årsredovisning och bokslut 2018

Kommunens årsredovisning kommer att behandlas av fullmäktige 2019-05-06. Av den kommunala redovisningslagen framgår att årsredovisningen ska redogöra för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen vid redovisningsårets slut. Det är kommunstyrelsen som ansvarar för upprättandet av årsredovisningen.

En sammanställd redovisning ska även upprättas för kommunkoncernen. Där förutom kommunen även Älvsbyns Kommunföretag AB, Älvsbyns Energi AB, Älvsbyns Fastigheter AB och ingår.

Årsredovisningen med specifikationer ska innan den behandlas av kommunfullmäktige granskas av kommunens revisorer som i revisionsberättelsen ska uttala sig om räkenskaperna är rättvisande samt om årsredovisningen är upprättad i enlighet med den kommunala redovisningslagen samt god redovisningssed.

Tidplan och anvisningar för 2018-års bokslutsarbete framgår av nedanstående tabell. För koncernen har särskild tidplan upprättats.

Tidplan

28 december	Leverantörsfakturor/Internfakturor i IOF. Inkomna under 2018. Samtliga IOF-brevlådor töms detta datum, var noga med att välja rätt bokföringsdatum!
4 januari	Intern fakturering. Sista dag för registrering av interna fakturor (intäkter som är att hänföra till 2018 års verksamhet)
8 januari	Extern fakturering. Sista dag för registrering av externa faktureringsunderlag (intäkter som är att hänföra till 2018 års verksamhet).
17 januari	Stängning av period 12 i redovisningen.
18 januari	Sista dag för inlämnande av periodiseringar (årsöverföringar) samt redovisning av driftsprojekt avseende 2018 till ekonomiavdelningen. Blanketter finns på personalsidan.
18 januari	Slutredovisning av pågående investeringsprojekt samt begäran om anslagsöverföring. Lämnas till ekonomiavdelningen. Blanketter finns på personalsidan. OBS! Projekt där inte anslagsöverföring har begärts kommer att avslutas 2018.
18 januari	Redovisning av pågående driftprojekt med extern finansiering. Blankett finns på personalsidan. Lämnas till ekonomiav-delningen.
20 januari	Leverantörsfakturor 2018. Sista dag för attest av fakturor som ska belasta 2018. (Välj bokföringsdatum i IOF:en så att rätt räkenskapsår belastas). Internfaktura i IOF inkomna under 2018. Sista dag för attest av fakturor som ska belasta 2018. (Välj bokföringsdatum i IOF:en så att rätt räkenskapsår belastas)
22 januari	Specifikation till balanskonton. Sista dag för inlämnande av specifikationer till balanskonton. Specifikationen ska styrka vad kontot består av. Lämnas till ekonomiavdelningen
11 februari	Varje enhetschef ska upprätta en verksamhetsberättelse, denna lämnas till ekonomiavdelningen.
18 februari	Övergripande verksamhetsberättelser avseende skolans och socialas verksamheter ekonomiavdelningen tillhanda.
4 mars	Årsredovisning klar för utskick
28 mars	Bokslutsberedning
8 april	Kommunstyrelsen behandlar årsredovisningen och ev anslagsöverföring.
6 maj	Kommunfullmäktige beslutar om årsredovisningen och ev anslagsöverföring.

Anvisningar

God redovisningssed - periodisering

Årsredovisningen/bokslutet ska upprättas enligt god redovisningssed samt enligt lagen om kommunal redovisning.

För att kommunens resultat ska anses rättvisande är det viktigt att kostnader och intäkter hänförs till rätt räkenskapsår. De intäkter som betalats ut av extern part under 2018 men inte förbrukats och avser period över årsskiftet får periodiseras till kommande kalenderår. Vidare ska skulder och tillgångar vara rätt värderade.

Leverantörsfakturor

Leverans och faktura 2018

Om både leverans och faktura erhållits 2018 ska fakturan bokföras på 2018.

Leverans 2018 och faktura 2019

Om leverans erhållits 2018 och fakturan erhålls 2019 ska enligt huvudprincipen periodisering av kostnaden (exkl moms) ske på år 2018.

Leverans och faktura 2019

Om beställning gjorts 2018 men leverans och faktura erhålls först 2019, ska fakturan bokföras på år 2019.

Förskottsbetalningar för år 2018

Fakturor som erhålls och betalas på år 2018 men avser år 2019, ska enligt huvudprincipen bokföras på år 2019. Avser t.ex. hyror för 1: a kv. 2019, prenumerationer etc, alltså kostnader för år 2019.

Om ni har kostnader och intäkter som skall fordrings- respektive skuldbokföras vid årsskiftet, kontakta ekonomiavdelningen senast den 18 januari 2019. Observera att ni förutom belopp ska kunna styrka vilket år kostnaden/intäkten avser via följesedel, fakturakopia, rekvisition etc.

Projektredovisning

De driftprojekt som drivs av kommunen med externa finansiärer ska ingå i projektredovisningen till bokslutsberedningen. Redovisning sker på blankett som finns på personalssidan och skickas till ekonomiavdelningen, senast den 18 januari 2019. Blanketten kommer dessutom att användas som bilaga till bokslutsspecifikationen för respektive tillgångs-/skuldkonto för pågående projekt.

Balansspecifikationer

Specifikationerna till balansposterna ska kompletteras med bilagor som styrker respektive balanspost, t ex kopior på kontoutdrag, rekvisitioner avseende bidrag etc. Specifikationerna skall vara ekonomiavdelningen tillhanda senast den 22 januari 2019.

Eftersom balansräkningen (konto 1 och 2) endast ska innehålla externa poster får inte interna kostnader/intäkter mellan kommunens förvaltningar periodiseras mellan åren.

Anslagsöverföring av investeringsprojekt

Investeringsprojekt som på grund av förskjutningar i tidplanerna ej färdigställts kan få anslagsöverföring mellan budgetåren. Behov av anslagsöverföring skall lämnas in till ekonomiavdelningen senast den 18 januari 2019.

Värdereglering av kundfordringar

Kundfordringar som på balansdagen den 31 december 2018 är äldre än sex månader kommer, på samma sätt som tidigare att värderegleras i bokslutet. Värderegleringen är endast bokföringsmässig, fordran kvarstår mot kunden och ligger kvar som fordran. Fordran tas bort från kundreskontran när den, efter utslag från kronofogdemyndigheten, överförs till långtidsbevakning (kvarstår mot kund). Kostnaden för värderegleringen (avskrivningen) bokförs på respektive förvaltning (konto 735 kundförluster) och motbokas på ett värderegleringskonto under kontogrupp 15 kundfordringar (konto 159).

Gränsdragning mellan driftkostnader och investeringsutgifter

Tillgångar med en ekonomisk livslängd överstigande tre år ska bokföras som investering om de uppgår till väsentligt värde. Kommunstyrelsen har (KS § 2.06/2000-03-13) fastställt att objekt på högst ett basbelopp (exklusive moms) samt med en livslängd på högst tre år ska redovisas som en driftskostnad över driftsbudgeten.

Vi kommer därför att göra en genomgång av poster som löpande under året bokats som investering. I fall det finns driftskostnader bland investeringarna kommer vi, i enlighet med kommunens regler, överföra beloppet till driftsredovisningen. Posten kommer att redovisas under respektive verksamhetsområde som en kostnad.

Verksamhetsberättelse

Varje enhetschef skall upprätta en verksamhetsberättelse för sin verksamhet (enligt mall) med en beskrivning och utvärdering av det gångna årets verksamhet samt av vad som förväntas hända det kommande året. Vidare ska verksamhetsberättelsen innehålla en uppföljning av fastställda verksamhetsmål. Dessa kommer att användas i den interna redovisningen och tillställas kommunchefen i samband med tjänstemannaberedningen och sedan sammanställas till en verksamhetsberättelse för varje budgetområde.

Eventuella frågor med anledning av tidplanen eller om anvisningarna besvaras av:

Redovisning och uppföljning	Åsa Holmqvist, ankn 7141

Carolina Södersten, ankn 7139

Emma Johansson, ankn 7142

Leverantörs- och kundfakturor,	Benita Jonsson, ankn 7161

Carolina Södersten, ankn 7139

Karin Stenvall, ankn 7171

Emma Johansson, ankn 7142

Investeringar	Carolina Södersten, ankn 7139

Åsa Holmqvist, ankn 7141

Verksamheter som behöver hjälp med att ta fram aktuella siffror ur ekonomisystemet eller behöver hjälp med övriga frågor i anslutning till bokslutsarbetet är välkomna att kontakta ekonomiavdelningen.

Slutligen

Informera alla i din verksamhet som är budget/kontoansvariga eller som arbetar med inköp, fakturakontroll, fakturering etc om innehållet i detta dokument.

Gå igenom era konton och se till att eventuella felaktigheter blir rättade så snart som möjligt.

Slutredovisa redan nu färdigställda investeringsprojekt.

Ulla Lundberg

Ulla Lundberg

Blanketter

Blanketterna hittar ni på hemsidan under;

-Personalsidan

-Verksamheter i kommunen

-Kommungemensamt

-Ekonomi

-Blanketter/information ekonomiavdelningen - Bokslut